CRM ואוטומציה שיווקית: בניית תהליכי חימום לידים

איך CRM מפעיל אוטומציה שיווקית

איך אפשר להשתמש ב-CRM כדי להפעיל אוטומציה שיווקית ואימיילים אוטומטיים? התשובה הקצרה היא שעדכון ברשומת לקוח או פעולה באתר יכולים לשמש אות להפעלת תהליך מוגדר. כך תוכלו להחליט אילו אותות מתאימים לעסק, איזה המשך נדרש לאחר כל אות, וכיצד לבדוק את התהליך לפני הפעלתו.

CRM הוא מערכת שמרכזת פרטים ורשומות על מתעניינים ולקוחות. אוטומציה שיווקית היא תהליך שמבצע פעולות מוגדרות לאחר קבלת אות מסוים. האות נקרא תנאי הפעלה: אירוע או שינוי בנתונים שמתחיל את התהליך בלי צורך להתחיל אותו ידנית בכל פעם.

לפי עמוד בבלוג HubSpot, מערכת CRM ואוטומציה שיווקית יכולות לפעול יחד. העמוד מציין שעדכון במסד הנתונים יכול להפעיל ניקוד לידים והתראה לצוות מכירות על מתעניינים חדשים. ניקוד לידים הוא דירוג פנימי שנועד לסמן אילו לידים מצדיקים טיפול מוקדם יותר. המידע בעמוד זה טרם אושר באמצעות מקור עצמאי.

התחילו בשינוי אחד שקל לזהות ברשומה. לדוגמה, מתקין מזגנים בחיפה יכול לבחור מעבר של פנייה ממצב ראשוני למצב שבו התקבלו פרטי הנכס. הגדירו מראש מה יקרה לאחר השינוי: יצירת משימה, התראה לאדם המתאים או מעבר לשלב הבא. התוצאה הרצויה היא שרשרת ברורה של אות, פעולה ואחראי.

אל תבחרו כל שדה אפשרי כתנאי הפעלה. רשמו אילו עדכונים מעידים על צורך ממשי בהמשך טיפול, ומחקו תנאים שאין להם פעולה ברורה. לכל תנאי קבעו גם מצבים שבהם התהליך לא יתחיל. כך אפשר לצמצם הפעלות כפולות והודעות שאינן מתאימות למצב הלקוח.

הפעלת אימיילים לפי פעולות ונתונים

לפי עמוד בבלוג HubSpot, אימיילים מבוססי פעולה מופעלים כאשר מבקר, ליד או לקוח מבצע פעולה מסוימת באתר. לאחר הפעולה הוא עשוי לקבל אימייל או סדרת אימיילים הקשורים אליה. אימייל מבוסס פעולה הוא הודעה שנשלחת בעקבות אירוע מוגדר, ולא רק במועד קבוע. מידע זה טרם אושר באמצעות מקור עצמאי.

אותו עמוד בבלוג HubSpot מציין שאפשר להשתמש ב-CRM להפעלת זרימות אימייל לפי נתוני משתמש או פעולות משתמש. זרימת אימייל היא רצף מוגדר של הודעות, תנאים והמתנות. גם טענה זו טרם אושרה באמצעות מקור עצמאי.

ההבדל המעשי הוא בין מידע שכבר נמצא ברשומה לבין אירוע שמתרחש באתר. נתון יכול להיות שלב הטיפול או סוג הבקשה. פעולה יכולה להיות שליחת טופס מסוים. בשני המקרים צריך להגדיר מהו האות המדויק, מי אמור לקבל הודעה, ומה מפסיק את הרצף.

בחנות מקוונת, למשל, טופס בקשה לפרטים יכול להתחיל רצף קצר. ההודעה הראשונה מאשרת שהבקשה התקבלה ומסבירה מה יקרה אחר כך. עדכון ברשומת הלקוח יכול לעצור את הרצף כאשר הטיפול עבר לאדם. בדקו שהנוסח מתאים בדיוק לפעולה, ושאינו מניח שהלקוח עשה דבר אחר.

כדי לחבר נתונים לזרימה, הכינו טבלה פנימית עם ארבעה פריטים: מקור האות, התנאי המדויק, הפעולה שתופעל ותנאי העצירה. אחר כך הפעילו בדיקה עם רשומה ייעודית. שנו רק נתון אחד בכל בדיקה, ובדקו אם נוצרה הפעולה המתוכננת פעם אחת ובסדר הנכון.

בדיקות לפני הפעלת התהליך

המקור אינו מפרט מוצרים מסוימים, דרך הקמה, דרישות טכניות, תמיכה בעברית או זמינות בישראל. לכן הבחירה אינה מתחילה משם של כלי, אלא ממיפוי התהליך הדרוש. לפני פעולה, בדקו מול ספק המערכת אם החשבון והממשק שלכם תומכים באות, בפעולה ובתנאי העצירה שהגדרתם.

בדקו גם שלושה מצבי קצה. הראשון הוא אותה פעולה שמתרחשת פעמיים. השני הוא שינוי נתון לאחר שהרצף כבר התחיל. השלישי הוא לקוח שאינו אמור לקבל את ההודעה. תהליך תקין הוא כזה שבו כל מצב מוביל לפעולה שהוגדרה מראש, ללא הודעה כפולה וללא המשך מיותר.

התחילו בתהליך יחיד בעל התחלה וסיום ברורים. תעדו את שם השדה, הערך שמפעיל אותו, ההודעה שנשלחת והפעולה שעוצרת אותה. רק לאחר שהבדיקה עקבית, הוסיפו הסתעפות נוספת. הגישה הזאת מקלה לזהות אם התקלה נמצאת בנתון, בתנאי או בפעולה.

איך לבחור את הרצף הראשון

בחרו מצב שבו ליד זקוק למידע מוגדר לפני החלטה או לפני שיחה. זהו שימוש ממוקד של חימום לידים: שמירת קשר באמצעות תוכן המתאים לשלב שבו נמצא המתעניין. הרצף הראשון צריך לענות על צורך אחד, ולא לנסות לטפל בכל המסע בבת אחת.

כתבו כל הודעה סביב שאלה אחת שהלקוח עשוי לשאול בשלב הזה. ציינו את הצעד הבא באופן ישיר, והפסיקו את הרצף כאשר הרשומה מראה שהצעד כבר בוצע. כך ה-CRM משמש מקור להחלטה, והאוטומציה מבצעת את ההמשך שנקבע.

שילוב שימושי מתחיל בהגדרה פשוטה: איזה נתון או אירוע מפעיל את התהליך, מה הפעולה המתאימה, ומתי היא נעצרת. עדכון CRM יכול לשמש להפעלת משימה פנימית, ופעולה באתר יכולה להתחיל זרימת אימייל. מאחר שהמקור אינו מפרט מערכת מסוימת או זמינות מקומית, יש להתאים את התכנון ליכולות המאומתות של הכלי שבו העסק משתמש.

שלחו את תיאור השדה, הפעולה או רצף האימיילים שתרצו לתכנן, ושאלו כיצד למפות תנאי הפעלה, פעולה ותנאי עצירה.

לשליחת הודעה בוואטסאפ · או דרך טופס הפנייה באתר